Naučil jsem se každou neděli uklidit sám sebe

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

Znáte ty jednoduché béžové notesy a diáře v kroužkové vazbě a s gumičkou kolem?

Já mám doma třetí a používám je hodně ráda. Vlastně si už neumím představit, jak bych bez papírového diáře s tečkami, týdenními úkoly a prostorem na denní zápis vděčnosti fungovala.

Jan Straka tyto notesy vymýšlí a já jsem ho pro vás s radostí vyzpovídala. Honza před lety spoluzaložil Clever Minds, pražskou speciálku na notesy, diáře a zápisníky. Jak sám říká, Clever Minds pro něj není práce, ale radost a výsledek jeho životní cesty.

Koho jiného se ptát na práci s časem, zmírňování chaosu v hlavě a plánování dne a týdne, než jeho?

V rozhovoru s ním mě zajímalo, jak sám provádí vnitřní i vnější úklid. Jak se zbavuje nepotřebného? Co pro něj znamená minimalismus? Aplikuje ho i v podnikání?

Také proč se často bojíme myšlenkových map? Jaké vidí přínosy používání papírového diáře oproti elektronickému? Jak pracuje s úkoly tak, aby nebyl frustrovaný, když všechny nestihne?

Pojďte se začíst do přepisu našeho 50minutového rozhovoru…

Marcela: Můžeš krátce představit Clever Minds?

Jan Straka: Tuhle otázku mám strašně rád. Vždycky k ní vyprávím různé příběhy podle toho, jak se aktuálně cítím a kde se nacházíme…

Clever Minds je výsledek mé životní cesty. Vždycky jsem se přirozeně zajímal o práci s časem. Nevím, kde se to ve mně vzalo. V podstatě už na základní škole jsem měl hrozně rád notýsky. V tomhle jsem byl spíš holka než kluk. Rád jsem si psal, dělal záznamy, vedl to v hezkém deníku.

Z dnešního úhlu pohledu se v Clever Minds zabýváme výrobou zápisníků. Definujeme se jako speciálka na notesy. Rozhodli jsme se je dělat jinou cestou. Zaměřit se na obsah, na zpracování toho, co člověk během života zažije. Třeba na tvůj kurz minimalismu mě okamžitě napadá notes, který by byl průvodcem cesty toho účastníka.

Pomáháme vytvářet psané artefakty

Vedeme tím, co děláme, trošku donkichotský souboj s technologizací společnosti. Mladá generace je už do jisté míry pod vlivem smartphonů. Vidím to u svých dětí.

Člověk, když píše, používá papír a tužku. Tvoří. V momentě, kdy odpovídá na status na Facebooku, tak netvoří, ale ťuká do klávesnice. Když píše, vytváří určitý artefakt, který po něm může zůstat nebo nemusí.

To, co se v tobě děje během psaní, má na tebe má vliv. Ve své podstatě je psaní tak přirozené, že platí: papír – tužka – ruka – hlava.

Co si zapíšeš, to si pamatuješ. Já si vždycky víc zapamatuju, když si napíšu poznámky rukou, než když si je zapíšu do Applu, Evernotu nebo něčeho takového. Ale každý to může mít trošku jinak.

Clever Minds je myšlenka reálně vyrábět nástroje, které mohou člověku sloužit a pomáhat vytvářet tyhle artefakty. Je úplně jedno, jestli pracuješ se svým časem jako manažer, majitel firmy, obchodník nebo maminka na mateřské. Nebo, jestli si zapisuješ rodinný výlet a zápisky se svými dětmi.

Vždy je to o zachycení prožitku. Ano, i v době „selfíček“. V momentě, kdy Zuckerberg zhasne, tak spousta lidí přijde o určité životní vzpomínky. Logicky, lidé se na Facebook přesouvají. Je to vývoj a my ho nezastavíme. Nejsme zpátečníci. Chceme nabídnout alternativu či doprovod.

Nechci téma technologií hrotit. Najdu si tisíc důvodů hlasovat pro. Sami doma máme všichni Apple a jsme typičtí jablíčkáři. Nicméně si uvědomuji, že v momentě, kdy pracuji jen s technologiemi, mi v životě něco chybí.

Co máš ve firmě na starosti ty?

Firma je z padesáti procent moje. Nejsem ještě ve stádiu, kdy bych si mohl dovolit opustit většinu práce člověka ve start-upu. V loňském roce jsme postavili vlastní výrobu. Šéfuji té výrobě díky svým historickým zkušenostem s tiskárnou, nicméně se snažím to teď pomalu předávat a delegovat.

Rozvoj produktů je hodně na mě. Jsem tvůrce, v tomhle Pánem políbený, za což jsem vděčný. Vymýšlet nové výrobky mi nedělá problém.

Mám na starosti také marketing. V poslední době jsme na něj neměli moc času a dělali jsme to tak trochu „sama doma“,. Nicméně je to dál neúnosné. Teď už to potřebujeme vzít trochu do svých rukou. Začínáme sestavovat tým lidí, kteří se o značku budou starat.

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

Račte si váš notes orazit podle libosti.

Považuješ se za minimalistu? V čem ano a v čem ne?

Dost dlouho jsem četl Babautův blog i jeho český překlad. Neumím říct, jestli jsem v reálu opravdu minimalista. Jsem asi tak na půli cesty. Nejsem ten extrém, kdy by mi stačilo pro život sto věcí.

V různých životních segmentech jsem minimalista a stačí mi málo. Jinde zase ne. To slyšíš z toho mluvení. Neumím říct jednu větu. Neumím popsat věc na dvou řádcích. Mně délka tweetu dělá problém. :-).

Jinak vydržím s pěti trikama, dvěma košilema, dvěma svetry. Nesnáším nakupování. Tyhle věci do života nepotřebuji. Naopak, otravuje mě, když musím jít pro nové. Možná je to tím, že jsem chlap.

Co pro tebe konkrétně znamená minimalismus?

Když to vztáhnu k nakupování jídla, v tom je minimalista zase moje manželka. Je zvyklá objet svoje regály a vzít, co je potřeba. Když nakupuji já, máme zásoby na čtrnáct dní dopředu :-).

Ale vážněji. Neumím to úplně posoudit. I přesto, že tvůj blog sem tam čtu a čtu i jiné blogy. Líbí se mi ten přístup i představa, že kolem sebe nemám tu spoustu věcí, kterou kolem sebe mám.

Na věcech nelpím. Hrají svoji roli, jsou běžnou součástí.

Provádíš doma pravidelně vyklízení nepotřebných věcí? Jak se jich zbavuješ?

Došel jsem k tomu, že jsem se naučil každou neděli uklidit sám sebe. To znamená si fakt sednout a věnovat hodinu, hodinu a půl sám sobě. Nejenom mít motivaci na příští týden, ale říci si, co se povedlo a co ne. Udělat si vnitřní úklid.

Dneska si to bez toho neumím svůj život ani představit. Když se stane, že na úklid sama sebe nemám čas, tak jsem strašně nervózní. Občas se stane, že to rodina zařídí jinak. Jsem pak z toho trochu rozhozený.

Snažím se při tom uklidit i své vnější pracovní místo. Co tam nepotřebuji, v čem nevidím užitek, to jde pryč. V tom jsem ortodoxní.

Když doma vidíme, že věci nemají upotřebení, tak je pošleme dál do světa. Tedy ty věci, které se nestydíme někomu dát. Oblečení dáváme jednou za čas na charitu. Knížky jakbysmet. Dáváme věcem druhou šanci.

Máš nějakou osvědčenou techniku na zmírnění chaosu v hlavě?

Náš notes Pilot je přesně tím režimem, ve kterém funguji. Své projekty mám ještě v myšlenkových mapách jako máš ty tady. (Pozn. Měla jsem připravené otázky na Honzu v myšlenkové mapě.)

Vycházím z techniky GTD Davida Allena. Historicky jsem prošel vzděláním Sedm návyků u FranklinCovey. Pak jsem si udělal sjednocený postup sám pro sebe.

Mám oddělené pracovní a osobní věci. Ve finále je to jeden život, který se mi stýká v Pilotu. Pilot není klasický diář, ale jde o pro mě perfektní nástroj na řízení všeho důležitého. Schůzky mám ve sdíleném Google kalendáři, protože potřebuji, aby je viděli i ostatní.

Nicméně si časové události píšu zkráceně i do Pilota. V neděli se chci zpětně do Pilota dívat jako do centra mé práce. To znamená, co je v něm, to se odehrálo. Když je tam nějaký nezaškrtnutý úkol, tak si v revizi řeknu, jestli se s ním chci dále zabývat nebo jestli to byl úlet.

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

David Allen ve své knížce k GTD (Getting Things Done) popisuje, že si máte dát dva dny a všechny úkoly naházet do seznamu. Na mnoha blozích je ale popsáno, jak se tímhle člověk zahltí, když má miliardu úkolů. Pak má depresi z toho, že je nestíhá udělat.

Zanechávám si svobodu reagovat na situace

Když si v neděli sepíšeš, co bys chtěla v následujícím týdnu udělat, ve středu to můžeš mít úplně jinak. Což se vysoce pravděpodobně stane. Ty máš ale právo volby – vrátit se k původnímu plánu nebo reagovat na novou situaci. Když ale jedeš v běžném diáři a někde vedle si vedeš „TO DOčka“ (TO DO, seznamy úkolů), tak je to těžší.

V systému klasického diáře se mi pohybovalo strašně špatně. Potřeboval jsem si říct, co je v ten týden „must-have“ (nutné), co musím udělat já a co deleguji.

Snažím se být sebekritický. Nemám problém si napsat i docela drsné vyjádření o sobě. Vynadám si, jako by mě někdo trénoval ve sportu. Po nějaké době je hrozně vtipné to číst.

Má technika na zmírnění chaosu je tedy: sednout v neděli, projít si myšlenkové mapy, projít si projekty, napsat, co chci dělat příští týden, zrevidovat starší nesplněné úkoly, ale stále si nechat svobodu reagovat na situace.

Neříkám, že tímhle nemůžeš upadnout do depky. Jednou za čas je potřeba si vzít lahev vína, pustit si pěknou muziku a udělat generální úklid. Před Vánocemi, na jaře, když to cítím.

K čemu sám používáš myšlenkové mapy?

K rychlému zachycení nápadů. Jednou jsem v autě jel po dálnici a v rádiu zrovna vysílali hokejový zápas mistrovství světa. Dostal jsem nápad na nový výrobek. K tomu jsem se ale měl věnovat řízení a ještě poslouchat hokej. To je pro chlapa neřešitelná situace :-).

Dojel jsem k benzínce, vytáhl jsem notes na myšlenkové mapy a nápad okamžitě rozkreslil. V ten moment, jako když tě polije živou vodou. Už jsem si lebedil, je to dobré, nezapomenu, je to tam.

Prvotní nápady rozpracovávám třeba jen do prvních větví, když nemám čas se zabývat hlubší strukturou. Mám notes, kde mám nápady na nové projekty, které určitě zrealizujeme. Pokud při úklidu nedojdu k tomu, že je zminimalizuju :-).

Podívám se na mapy, a může být klidně rok stará, a přesně vím, co jsem myslel. Jsem okamžitě v tom stavu mysli, ve kterém jsem byl, když jsem mapu tvořil. Tohle se mi u psaného textu ve Wordu nebo i ručně psané osnovy v řádcích s odrážkami nestává. Myšlenkové mapy mi poskytují vazby.

Mám tu zkušenost, že i porady zakreslené do myšlenkové mapy, jsou efektivnější než zápis, který dělá asistentka, a později jej rozešle.

Proč si myslíš, že lidé myšlenkové mapy nepoužívají?

Lidé se obecně bojí neznámého, a v tomto případě je to škoda, protože myšlenková mapa je skutečně skvělý nástroj. My jsme speciální notes na myšlenkové mapy udělali. Najdeš v něm předtištěný středobod mapy a k tomu druhou stránku na TO DO list.

V praxi už pak potřebuji ten seznam úkolů, se kterým precizně pracuji. Chci vidět, co je odškrtané a co není.

Upřímně si myslím, že by se myšlenkové mapy měly učit na základní škole. Kamarádova jedenáctiletá dcera chodila na osmileté gymnázium a měla osvícenou učitelku dějepisu, která děti vedla k zápisu poznámek, souvislostí a historických kontextů právě do myšlenkových map. Dcera pak sama uznala, že jí učení z map víc baví a lépe si to pamatuje.

Je to rozdíl. Náš učitel dějepisu přišel do třídy a řekl: „Teď si pište. Spartakovo povstání…“. Až tě z toho bolela ruka :-).

Co je pro tebe důležité při plánování dne a týdne?

Určitě je to flexibilita, nic definitivního. Jsou týdny, kdy vím, že se potřebuji hodně zamýšlet a jsem ve stádiu tvoření. Někdy tvořím a hned mám jasnou představu úplných detailů produktu. Jindy mám jen nápad. Vím, že by tam mělo být cca tohle a musím s tím dál pracovat.

Pracuji s časovými zónami pro různé typy činností – přemýšlení, mailování, atd. Někdy ale situace žádá odlišný přístup, jako např. teď před Vánocemi, kdy jsem vůbec nestíhal. V Pilotu jsem měl jen seznamy úkolů, které jsem odškrtával. Nic víc jsem neřešil.

U klasického diáře s časovou osou mají lidé tendenci si psát schůzky a úkoly mezi ně. Pak je to takový pel mel. Proto na tom výrobku oceňuji jeho přizpůsobitelnost konkrétní situaci.

Jedu “principem tří“. Snažím se vzít tři velké věci na týden a tři velké věci každý den. Ty úkoly mají být takové, abych je zvládl v rámci časového harmonogramu. I kdybych nesplnil nic jiného, tak si večer řeknu: jseš dobrej!

Mnoho lidí má tendenci si napsat 15 úkolů. Pak přijde spousta požadavků od jiných lidí a oni udělají dva. Jsou frustrovaní, že svou práci nestihli a že je musí přeložit na druhý den. To je špatně.

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

Děláš si osobní rekapitulaci uplynulého roku? Sepisuješ přání na další rok? Jakou to má formu?

Nejsem esoterického zaměření. Vím ale, že mi funguje pozitivní psychologie toho, jak si nastavím mysl.

Mám každodenní vlastní rituál, kterým začínám každý den. Chci ho dělat většinou sám. Rituál mám složený z muziky ve sluchátkách a z vlastního sepsaného textu. Není to meditace. Kdybych ráno meditoval, tak bych asi usnul :-). Tento text s principy, kterých se chci držet, si reviduji každý rok.

Mám tendenci na Silvestra bilancovat. Byly doby, kdy jsem míval na Silvestra splín, protože jsem věděl, že jsem nedosáhl toho, čeho jsem chtěl. Léty jsem se to odnaučil. Takže dnes to dělám tak, že si mezi svátky dám dvě tři hodinky prostor sám na sebe. Projdu osobní i pracovní život.

Tenhle rok se to přihodilo tak, že jsem byl mezi svátky sám v naší nové tiskárně. Sedl jsem si tam a jen jsem koukal na tu tiskárnu. Z toho, co se nám podařilo, jsem měl naprosto fantastický pocit. Říkal jsem si, že dělám věci tak, jak bych chtěl, abych je dělal.

Čím jsem starší, tím šťastnější jsem v momentě, kdy si píšu TO DO list

Nějakou sebereflexi poté dělám také, to je jasné. Proto ji máme skoro ve všech notesech. Ale spíše v tom, abys končila tím pozitivním. I když se ti to nepovedlo, neboj se si napsat, proč se to nepovedlo. Nebičuj se za to, protože to mělo nějaké objektivní příčiny a mělo to tak být.

Ve finále je to o pokoře za to, co máš. Čím jsem starší, tím víc dospívám k tomu, že mi nečiní tolik šťastným ten odškrtaný TO DO list, jako ten moment, kdy ten TO DO list píšu. A že si ho vůbec můžu napsat. Že mám právo volby. Vedle odškrtávacích čtverečků si můžu napsat cokoliv budu chtít, pokud to chci udělat.

Mé celoroční zhodnocení má psanou formu. Vision board si už nedělám. Řadu věcí jsem si v životě už splnil. Postavil jsem dům, zplodil syna a zasadil strom. V tomhle mám splněno :-). Nemám vysněný auťák. To jsou jen věci, které do života vstoupí a zase odejdou. Mají strašně krátkodobý efekt.

Mou hlavní vizí je napomoci rodině ke štěstí. Aby děti měly zázemí k tomu jít svou vlastní cestou. Abychom s manželkou dělali věci, které nás baví a kvůli kterým nám nevadí jít spát v jednu a vstávat v šest. Tohle se nám myslím i díky Clever Minds povedlo. Někdy je to náročný, jsem unavený, ale děláme něco, co nám dává smysl.

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

V čem konkrétně dnes vidíš přínosy používání papírového diáře oproti elektronickému?

Povím ti svoji nedávnou osobní zkušenost. Potřeboval jsem něco najít v knihovně a viděl tam diář z roku 2003. Jen tak ze zajímavosti jsem se do něj podíval. Ano, schovávám si staré diáře z minulých let. Tam se minimalismus nechytne :-).

Diář je má historie, takže díky němu vím, jak ten rok probíhal. Vyberu si jeden den a umím si ho vybavit. Ne úplně celý, ale podle těch záznamů si v podstatě vybavím, co jsem tehdy dělal a s kým jsem se potkal.

Při listování diářem se mi podařilo najít kontakty na dva lidi, kteří už zmizeli z mého života. Díky diáři se mi vrátili. Samozřejmě někdo odpoví, že když si tohle budu psát do poznámek v Google kalendáři k událostem, tak to tam budu mít taky. A ještě to vyhledám snadněji. To je pravda.

Nechci být patetický, ale pro mě je papírový diář jako knížka, kterou napsali v 17. století. Hodnota, která zůstává. V dnešní době mám pocit, že spousta věcí jede moc po povrchu.

Myslím si, že je daleko hodnotnější na výletě s rodinou nechat děti namalovat obrázek, sebrat razítko, něco je nechat napsat, než udělat selfíčko a dát ho na Facebook. V tom je odpověď na to, proč papír a proč si schovávám diáře.

Myslíš, že diář psaný rukou je více motivující k tomu, abych zapsané úkoly splnila?

Když přišlo GTD, vyzkoušel jsem snad všechny TO DO aplikace: Things na Maca, OmniFocus, Evernote a další. Jakmile někdo někde napsal, co a jak používá, přenastavil jsem si to stejně.

Na sobě jsem ale zjistil dvě věci. Zaprvé – daleko víc času trávím nastavováním aplikace podle super návodu než samotným děláním.

Zadruhé – ty aplikace jsou sice skvělý, když jedu v metru, na něco si vzpomenu, zapíšu a mám to hned sesynchronizované všude. Ale to zároveň klade velký tlak na lidskou psychiku. Když to trochu přeženu, není lepší pocit, než vzít tlustý fix a ten úkol, na kterém jsem se tak nadřel, si pořádně vítězoslavně odškrtnout.

V aplikacích hotové úkoly apriori nevidím

Běžně odškrtnutý úkol v aplikaci zmizí z dohledu, pokud si nenastavím zobrazování dokončených úkolů. Tím pádem mám pořád před sebou jen nedodělané úkoly. Ztrácím kontext toho, co jsem za ten den udělal.

Celý den jsem makal, ale nevidím to. Je to ve složce dokončené, kam se málokdy dívám. Většinou jedu jen podle toho, co ještě musím udělat dneska. Ještě horší jsou ty červené úkoly, které jsou propadlé.

Přitom ta nejjednodušší a nejefektivnější metoda, co se nabízí v time managementu, je vzít si každý den ráno čistý list papíru a napsat několik věcí, které dnes udělám.

Na to nemusí být drahý diář. Až je odškrtnu, budu mít dobrý pocit. Až pak, když budou úkoly hotové, si pod ně napíšu další dvě věci tak, abych věděl, že je dneska stihnu. Večer, až půjdu domů, budu vědět, že mám za sebou úspěšný den.

Jan Straka, Marcela Sobotová, minimalismus, rozhovor, Clever Minds, diář, plánování, čas

Uplatňujete v Clever Minds minimalismus v podnikání podle knihy Restart? V čem vás to ovlivnilo?

Restart je jedna z mých nejoblíbenějších knih. Pak i Práce na dálku od stejných autorů.

Náš tým je malý a rozesetý. Máme kolegyni na PPC reklamu, která odjíždí do Stockholmu, ale bude pro nás pracovat odtamtud.

Aplikujeme třeba to, že neděláme porady. Využíváme cloudový systém řízení toku informací, Trello. Je to daleko efektivnější, než si posílat maily s daty. Ano, v tomhle jsme minimalisté. Máme určené pravidlo, že si mezi sebou neposíláme maily. Mail používáme jen ke komunikaci s okolním světem. Nechodí nám takové to: Jdete na oběd? A odpověď: dvacetkrát ano.

Chceme udržet jednoduchý design výrobků

Co se týče výrobků, uplatňujeme tam také jejich myšlenky. Design je minimalistický. Byť se po nás chce i opak. Možná časem neodoláme tlaku udělat designovější sadu. Pořád si ale chceme udržet tento jednoduchý koncept. Jde hlavně o ty informace, které tam napíše ten člověk sám.

S mým společníkem jsme rozdílní v tom, že on chce dávat ven jen vybroušené výrobky, ale já preferuji ten způsob z Restartu. Tedy, ať nám na výrobek dá zpětnou vazbu uživatel a „brousí“ ho on. Momentálně jsme schopni začít prodávat nový výrobek do třetího dne od nápadu.

Líbí se mi dělat produkty na konkrétní situace. Neshlukovat je moc dohromady. To bychom mohli skončit u toho, že uděláme jen dva druhy notesů. Naše původní myšlenka by se z toho pak ztratila.

Baví nás ta kreativita. I to, že vyrobíš produkt, který lidé nekupují a musíme se trochu nadřít jim ho představit. Když jsme lidem před lety nabídli Pilota, tak ho nechápali. Půlroční, nedatovaný, bez jediné hodiny? Jak s tím mám jako pracovat? Jsme zvyklí žít od 1.1. do 31.12. Nechceme začínat hned od zítra…

A dnes je to nejprodávanější koncept, který jim pomáhá jak v práci, tak i v osobním životě. A já každý den děkuji za možnost třeba alespoň trochu přispět k tomu, aby byli šťastnější.

Děkuji za rozhovor.


Po rozhovoru jsem dostala od Honzy jeden notes jako dárek. Jiným způsobem není tento příspěvek sponzorovaný.

Jak omezit digitální smetí ve své e-mailové schránce. 38 stran k volnému stažení. S tímto eBookem zbrzdíte přísun nových nehodnotných e-mailů asi o 50%.

 

Napsat komentář