Dnes splním 3 úkoly a budu spokojena

Seznam úkolů, anglicky „to do list“. Často nekonečný seznam toho, co chceme udělat, co musíme udělat nebo co by bylo dobré udělat. V práci jsem takový seznam měla skoro denně na očích. Nic ve zlém. Zastávám názor, že zapsaný úkol na papíře je pořád lepší, než desetkrát rozpomenutý úkol uložený leda tak v hlavě.

Jak získat motivaci takový seznam denně ukrajovat? Jak nebýt už předem frustrován tím, že tohle všechno se nedá stihnout? Pomůže vám technika 3 stanovených úkolů na den.

3 úkoly na den

Možná ne všichni tento způsob plánování znáte, a proto chci s vámi sdílet své zkušenosti, které jsem jejím používám získala.

O co vlastně jde? Stručně řečeno si určíte právě 3 prioritní úkoly na den, které chcete přednostně splnit. Během dne se snažíte primárně dokončit tyto 3 úkoly a na ostatních pracovat až po jejich „odfajfkování“. Nic objevného.

Ale funguje to. Technika 3 úkolů je jeden ze způsobů, jak si plánovat to, co je pro mě důležité. Nejen plánovat, ale především to dělat. Ať už se mi chce hodně nebo trochu méně. Má mysl je totiž přelétavá. Jsem si jistá, že bez zapsaných tří úkolů bych toho za celý den udělala tak polovinu. Zaměření pozornosti mi svědčí.

Kdy se hodí použít

Tuhle metodu můžete použít třeba, až:

• budete chtít začít uklízet sklep podle mého ebooku,
• si dáte předsevzetí začít pravidelně několikrát týdně cvičit,
• vám bude seznam pracovních povinností přerůstat přes hlavu a budete mít pocit, že nic nestíháte,
• si budete chtít zvýšit sebevědomí tím, kolik toho za týden vyřídíte,
• zjistíte, že se vám nedaří najít si žádný čas na to důležité.

Já tuhle jednoduchou „metodu“ používám posledních asi 1,5 roku zhruba pětkrát týdně. V pracovním i v soukromém životě.

Dokážu toho splnit hodně „jen“ proto, že jsem si předem řekla, že TOHLE je úkol na dnešní den.

V zaměstnání asi občas budete muset měnit priority podle aktuální situace, ale i přesto technika funguje. Bez ní si už neumím svoje dnešní fungování představit.

Co je v technice největší umění

Co je ale největší umění, které se u techniky stále učím? Jsou to asi dvě věci.

Zaprvé, technika není samo-spásná. Ani stokrát hezky napsaný seznam vám nezaručí, že úkol se „jaksi“ udělá bez vašeho přičinění. Je to jen začátek. První krok k tomu, abyste vykročili. Umění je tedy najít v sobě disciplínu opravdu vytyčené úkoly splnit a nepřeskakovat na jiné. Jak to udělat by vydalo na několik dalších článků :-).

Zadruhé, vybírat si do seznamu ty správné úkoly. To je minimálně stejně důležité jako první bod. Vyvažovat. Dávat si úkoly ne příliš jednoduché, ne příliš těžké, ne příliš dlouhé, pokud možno ne jednostranně zaměřené. Dávat si úkoly, díky kterým se stáváme těmi, kým chceme být.

Většinou tušíme, co je pro nás důležité a co nás posune dál. Někdy to ale nedokážeme prakticky promítnout do každodenního fungování. Do seznamu si píšeme: uvařit večeři, dojít na poštu a vyluxovat. Může nám to vyhovovat. Jde o to, jak dlouho. Myslím, že poměrně rychle dojdeme k tomu, že jen takhle techniku 3 úkolů používat nechceme.

Proč takto plánovat?

Je to motivující

Je motivující mít na začátku dne splnitelný seznam 3 úkolů a večer mít „jen“ tyto 3 úkoly hotové. Je motivující vědět, že postupujete. Odškrtávání je určitým symbolem vašeho postupu.

Když pracujete s dlouhým seznamem úkolů, je mnohem těžší získat pocit radosti z toho, kolik jste toho udělali. Dlouhý seznam vám totiž stále připomíná, kolik dalšího toho ještě zbývá.

Motivování má v tomto ohledu jeden základní předpoklad. Motivující je to, co je reálně splnitelné. Tedy, co je realistické v aktuální situaci. Neplánujte si nepříjemný mega úkol, když sami v koutku duše víte, že budete hledat jakoukoli zástupnou činnost, aby vám na úkol nezbyl čas. Počkejte na vhodnější okamžik. Ten většinou přijde, až si dodáte sebevědomí dokončením snazších kroků.

Lépe zaměříte pozornost

Výběr pouhých 3 úkolů vás přirozeně nutí určit si priority. Vede vás ke zjednodušení zdánlivě nekonečného proudu toho, co máte v plánu udělat, na malý potok. Vede vás ke zjednodušení chaosu v hlavě.

Při použití této techniky si musíte apriori připustit, že dnes nestihnete všechno. Vaše roztěkanost a rozlítanost dostává jasné hranice. Také už vás nenechá dělat jen ty jednoduché, snadno splnitelné úkoly, abyste na konci dne zjistili, že na ty složité a zásadní vám nezbyl čas ani energie.

Díky technice ale určitě lépe stihnete to, na co se zaměříte. Postupně dokážete být sami sobě šéfem a „nakládat si i nepříjemné úkoly“, které máme tendenci odkládat.

Postupujete vytrvale a opakovaně tím správným směrem

Pravidelné sepisování a odškrtávání dělá divy. Krůček po krůčku postupujete. Za sebou začnete vidět skutečně hotovou práci. Před sebou pak nikoliv hromadu „povinností“, ale možnosti, ze kterých si budete následující dny vybírat.

Jestli cítíte, že nemáte moc šancí uplatnit tuhle techniku každý den během pracovního týdne, počkejte na víkend. Zpočátku si můžete také snížit počet úkolů na jeden až dva. Existují zastánci pouze 1 nejdůležitějšího úkolu na den. Tvrdí, že jeden úkol přináší maximální možnost koncentrace. Já volím nejčastěji 3 úkoly, protože mi to připadá flexibilnější.

Co se týče vytrvalého postupu, mám ještě jednu zjevnou zkušenost. Neosvědčilo se mi na 100% i více procent lpět na splnění vytyčených úkolů za každou cenu.

Přináší mi to zbytečnou frustraci, která přebije to dobré, co se přes den přihodilo. Snažit se splnit vytyčené tedy ano, ale tvrdošíjně na tom trvat, i přes změněné podmínky, už ne.

Jak plánuji prakticky

Večer před spaním se podívám současně do diáře a do svého dlouhého seznamu úkolů, kam průběžně zapisuji to, co mě napadne. Z těchto zdrojů a při přemýšlení v souvislostech vyberu a napíši 3 úkoly na následující den. Úkoly se dají dokončit přibližně za půl hodiny.

Do nedávna jsem zapisovala klasicky na papír v bodech pod sebou, od prosince používám zakreslování do myšlenkové mapy. Až budu mít s myšlenkovými mapami více zkušeností, třeba vám o nich ještě něco napíšu.

Úkoly stanovuji nejraději večer. Ráno mívám tendenci v hlavě o úkolech více polemizovat (jako, že tohle všechno se nedá stihnout, protože se mi do toho nebude chtít).

Vím, že existují různé chytré aplikace na tento druh plánování, ale zatím jsem je nezkoušela. Dávám přednost klasickému papíru a vyhýbám se zapínání elektroniky, která mě má už jaksi apriori tendenci lákat někam jinam.

Technika je návyk

Pokud chcete vašemu dnu dodat jakousi strukturu v tom, co důležitého potřebujete splnit, zkuste si zapsat na lísteček 3 úkoly. Buďte na sebe trpěliví a začněte zlehka. Jako každý návyk bude trvat minimálně tři týdny denního zapisování, než si techniku zažijete a vezmete ji za svou.

Nestanovujte si více než 3 úkoly, ač se vám bude zdát, že jejich splnění bude hračka. Neberte techniku jako závody se sebou v odškrtávání.

Berte ji jako metodu, která vám pomůže dělat systematicky to, co opravdu dělat chcete a potřebujete. Proměna vašeho vnímání bude zřejmá. Už v hlavě neuslyšíte „musím splnit to, to, to a nejlépe ještě tohle a tamto“. Uslyšíte „dneska splním tyhle 3 důležité věci,  dál mohu dělat cokoliv dalšího a budu se sebou spokojen“.

P. S. Napište mi do komentářů, jestli nějakou podobnou techniku používáte a jak se vám osvědčila.